Die Kunst des Change-Managements – ERP Projekte erfolgreich managen (Teil 2)

17 Jun

Können Motivationen und ungeschriebene Gesetze wirklich über Wohl und Wehe eines Projekts entscheiden?

Meiner Erfahrung nach finden sich hier sogar die Hauptursachen für kritische Situationen. Sehr selten liegt es an der Software oder der Methodik. Wenn es Schwierigkeiten gibt, dann in der Regel deshalb, weil es bei genau diesen „inneren Werten“ nicht gestimmt hat. Deshalb kümmern wir uns bei unseren ERP-Projekten intensiv darum und erweitern ständig unser Dienstleistungs- und Beratungsangebot in diesem Bereich.

Wie gehen Sie bei der Realisierung von ERP-Projekten vor?Bild: Andreas Eichhorn, Leiter Tectura-Services

Zunächst muss man überhaupt erst das Bewusstsein dafür schaffen, dass alles, was diese inneren Aspekte betrifft, mindestens genauso wichtig ist wie die äußeren Faktoren. Und das muss auch von Anfang an im Projekt auf allen Ebenen klar kommuniziert werden – sei es auf Managementebene, in vorbereitenden Meetings oder gegenüber den Key-Usern. Für uns ist das ein elementarer Bestandteil des Projektablaufs und wir stellen fest, dass das auch von unseren Kunden sehr gut aufgenommen wird.

Wie kann man den Beteiligten klar machen, wie wichtig diese „inneren“ Aspekte sind?

Man muss vor allem die Führungsebene davon überzeugen, dass es sich lohnt, das Thema nicht einfach nebenbei abzuarbeiten. Und man muss auch im Projekt Zeichen setzen. Zum Beispiel sollte der Projektleiter dafür nicht einfach nur mitverantwortlich sein. Je nach Umfang des Projektes und natürlich je nach Verfügbarkeit kann ich nur empfehlen, einen Change-Manager einzusetzen, der ausschließlich für diesen Bereich verantwortlich ist.

Und auf welche Weise können Sie den Change-Manager bei seiner Aufgabe unterstützen?

Zum Beispiel ist es sinnvoll, gemeinsam eine sogenannte „Stakeholder-Analyse“ durchzuführen. Wir fragen die Kunden: Wer sind die entscheidenden Personen für das Projekt und was sind deren Erwartungshaltungen?

Wie kann man denn feststellen, welche Erwartungen an ein solches Projekt gestellt werden?

Ganz einfach: Indem man fragt! Da ist natürlich Fingerspitzengefühl nötig. Man braucht viel Erfahrung und am besten einen Change-Manager, der das Vertrauen aller Beteiligten genießt. Es gibt sicher Aspekte, die firmenpolitisch schwierig sind und die nicht unbedingt offen dokumentiert werden können. Darauf muss man Rücksicht nehmen. Aber alles, was an persönlichen Erwartungen erfasst und transparent gemacht werden kann, ist wichtig. Denn sobald man die Erwartungen klar dokumentiert und auch Maßnahmen daraus ableitet, vermeidet man, dass geheime oder unausgesprochene Motivationen dem Projekt in die Quere kommen.

Reicht es denn nicht, dass man am Anfang die Projektziele definiert? Bzw. macht es die Sache nicht sogar komplizierter, wenn man noch zusätzlich persönliche Motivationen ins Spiel bringt?

Im Gegenteil, es macht vieles einfacher! Natürlich müssen am Anfang die Ziele klar definiert werden. Im weiteren Projektverlauf kommt es dann aber oft zu Situationen, in denen man sich umentscheiden muss oder es werden neue Ziele ins Spiel gebracht, weil sich eventuell die Rahmenbedingungen geändert haben oder weil bestimmte Einflussfaktoren am Anfang gar nicht bekannt waren. Dann wird es schnell kompliziert und es kann passieren, dass das, was entschieden wird, nicht mehr auf der Basis dessen steht, was die Projektsponsoren im Vorfeld eigentlich gewollt haben. Wenn man dann die zu Beginn des Projektes dokumentierten Erwartungen auf den Tisch legen kann, gibt man den Beteiligten den Bezugspunkt ihrer eigenen Motivationen, und das ist ein sehr starkes Argument. Oft wird dann klar, dass die ursprünglichen Ziele aus dem Blick geraten sind. Dann kann man sich wieder auf diese Ziele konzentrieren und das Projekt läuft nicht aus der Spur.

 

Hiermit endet der zweite Teil von die Kunst des Change-Managements“.

Der nächste Blogeintrag wird eine Fortführung des Interview sein und Ihnen die folgenden Fragen beantworten:
  • Was ist gutes Change-Management?
  • Wie kann „innere“ und „äußere“ Kommunikation aussehen?
  • Was macht einen Change-Manager aus?

 

 

 

Wenn Sie weitere Fragen zum Thema „Change Management“ haben, nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf:

 

Tectura | Your Business. Our Insight.

 

Die Lösung kann ganz einfach sein!

 

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